Quy trình tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi sự phải có sự sáng tạo, đột phá, tư duy. Tuy nhiên, nó vẫn đi theo những lộ trình nhất định. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo để làm bản kế hoạch cho sự kiện bạn sắp tổ chức.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Xác định mục đích, đối tượng và mục tiêu hướng đến

  • Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện. Mục tiêu chính là những điều bạn hoặc khách hàng đề ra và mong muốn đạt được sau khi sự kiện kết thúc. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn có kế hoạch để đưa ra mức chi phí phù hợp cũng như đánh giá được mức độ hiệu quả của sự kiện để làm cơ sở cho những lần tổ chức sau.
  • Xác định mục đích của sự kiện: Mục đích của sự kiện là gì? Để khánh thành tòa nhà, khai trương khách sạn, ra mắt sản phẩm hay hội nghị khách hàng? Bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện để từ đó có những chuẩn bị phù hợp với từng mục đích.
  • Xác định nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức nên nhắm đến một số đối tượng khách hàng nhất định, hay còn gọi là khách hàng tiềm năng. Việc xác định đối tượng khách hàng này giúp bạn có sự chuẩn bị nội dung cho sự kiện tốt hơn và phù hợp hơn với nhóm khách hàng đó. Theo đó, hiệu quả của sự kiện sẽ cao hơn.

Sau khi xác định được những điều trên, bạn hãy làm theo những bước tổ chức sự kiện sau đây để có được một sự kiện thành công.

  1. Chi phí

Bạn nên tính toán chi tiết những chi phí cần bỏ ra dựa trên mục tiêu tổ chức sự kiện. Nên nhớ, chi phí phải hợp lý so với hiệu quả mà sự kiện mang lại.

  1. Nhân sự
  •  Đón tiếp khách mời.
  •  Dẫn chương trình
  • Đội ngũ nhân viên trong từng hoạt động.
  1. Địa điểm tổ chức
  • Chọn địa điểm dựa trên nhiều tiêu chí như giao thông, sức chứa, chi phí,…
  • Tham quan và khảo sát địa điểm để có quyết định đúng đắn nhất.
  • Ký hợp đồng với bên cho thuê địa điểm.
  1. Báo chí truyền thông
  • Thông cáo báo chí trước sự kiện để PR.
  • Mời đại diện của các báo chí có liên quan và có thể đưa tin về sự kiện được tổ chức.
  • Chuẩn bị người chụp ảnh, quay phim và cung cấp thông tin cho báo chí trước và sau sự kiện.
  1. Thuyết trình
  • Chọn người thuyết trình.
  • Chọn trang phục thuyết trình.
  • Chọn chủ đề thuyết trình.
  • Chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình.
  • Chuẩn bị quà tặng cho người thuyết trình.

tố chức sự kiện

  1. Tài liệu
  • Chuẩn bị thư mời và thư cảm ơn cho các đơn vị tài trợ, báo chí truyền hình, khách mời, khách hàng,…
  • Chuẩn bị Brochure cho khách mời.
  • Chuẩn bị kịch bản chương trình vắn tắt cho khách mời trong trường hợp khách mời có nhu cầu muốn xem trước nội dung chương trình.
  1. Kỹ thuật
  • Âm thanh.
  • Máy chiếu.
  • Micro: có dây, không dây, dự phòng.
  • Loa, ampli.
  • Âm nền trong lúc chờ.
  • Ánh sáng.
  • Các hình ảnh và video trình chiều trong sự kiện (Video, PowerPoint, Flash).
  • Máy quay, máy ảnh.
  1. Quà tặng
  • Chuẩn bị quà tặng cho đơn vị tài trợ, đại biểu, khách mời, khách tham dự vãng lai.
  • Quà tặng có thể là: sản phẩm, kỉ niệm chương, chặn giấy có in thương hiệu, hiện kim, voucher (thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi).
  1. Trang trí
  • Hoa cài áo cho khách tham dự.
  • Hoa trang trí địa điểm.
  • Hoa tặng người thuyết trình.
  • Backdrop.
  • Thẻ đeo cho ban tổ chức và khách tham dự.
  • Bangron chào mừng.
  • Bàn tiếp tân.
  • Sơ đồ bàn ghế (nếu có)
  1. Tiệc trà
  • Chọn hình thức tiệc: buffe, đứng, tập trung, tại bàn,…
  • Chọn đồ uống.
  • Chọn đồ ăn nhẹ và hoa quả.
  1. Thủ tục và giấy phép hành chính
  • Xin giấy phép của Sở văn hóa thông tin và Du lịch.
  • Làm việc với chính quyền địa phương nơi diễn ra sự kiện.
  • Làm việc với lực lượng công an, cứu hỏa và dân phòng tại chính quyền địa phương.

Vậy là bạn đã có một bản kế hoạch khá chi tiết về các bước tổ chức sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc bạn nên làm thêm một bản báo cáo kết quả sau sự kiện để rút kinh nghiệm của những lần tổ chức sau.

Nếu bạn đang phân vân và cần người lên kế hoạch tổ chức một sự kiện thì hãy liên hệ với chúng tôi. Công ty quảng cáo Đăng Quang chuyên tổ chức các sự kiện phong cách mới chắc chắn sẽ đem đến sự hài lòng cho quý khách.

>>>Xem thêm: Tổ chức sự kiện công ty Đăng Quang

Hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 0917 087 155 (24/7) để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO ĐĂNG QUANG
Chuyên : Thi công bảng hiệu quảng cáoỐp mặt dựng AluChữ nổi micaBảng hiệu LedTổ chức sự kiệnTrang trí nội thấtChụp ảnh quảng cáoCung cấp PG/PB/MODEL/MC
ĐC : 412/1 Nơ Trang Long – Phường 13 – Q.Bình Thạnh – TP.HCM
ĐT/Fax : (08) 6297 8455 – 6294 6895
Hotline : 0917 087 155 (MR.HUY)  –  08.6297 8455
Mail : kinhdoanhdangquang@gmail.com
Webstite : www.dangquangad.com
https://www.facebook.com/congtyquangcaodangquang

BÁO GIÁ THI CÔNG BẢNG QUẢNG CÁO
STT LOẠI BẢNG HIỆU QUY CÁCH ĐƠN GIÁ
1 Thi công mặt dựng alu Sử dụng khung xương sắt kẽm vuông 25-30mm hoặc 13x26mm, ốp alu PE hoặc PVDF độ phủ nhôm 0.1 - 0.21mm các thương hiệu Alcorest, Trieuchen, Alcotop…Thi công phay giáp mí hoặc đi roong silicon. Thi công ốp mặt dựng công trình tòa nhà hoặc làm bảng hiệu quảng cáo. Từ 550.000đ/m2 - 600.000đ/m2 (loại PE 3mm/0.1mm) Từ 650.000đ/m2 - 850.000đ/m2 (Loại PVDF 3mm/0.21mm)
2 Bảng quảng cáo Alu chữ nổi Sử dụng khung xương sắt kẽm vuông 25-30mm hoặc 13x26mm, ốp alu PE hoặc PVDF độ phủ nhôm 0.1 - 0.21mm các thương hiệu Alcorest, Trieuchen, Alcotop…Thi công phay giáp mí hoặc đi roong silicon. Gắn chữ mica đài Loan FS hoặc Chữ Alu, Inox cắt laser, bên trong có thể gắn led phát sáng chữ và ban đêm Từ 550.000đ/m2 - 600.000đ/m2 (mặt bảng Alu) Từ 900.000đ - 1.200.000đ (Loại chữ mica nổi không đèn) từ 1.800.000đ - 2.800.000đ (Loại chữ mica nổi có đèn )
3 Bảng mica dán decal hoặc in UV Sử dụng mica Đài Loan FS có độ dày từ 2mm - 20mm ,dán Decal ngoài trời in KTS chất lượng cao hoặc in UV trực tiếp lên Mica. Thi công làm bảng hiệu công ty, bảng chỉ dẫn, bảng chức danh…. Từ 200.000đ - 500.000đ/m2
4 Bảng quảng cáo in bạt hiflex Sử dụng khung xương sắt kẽm vuông 20 - 25mm, căng bạt hiflex ngoài trời in KTS chất lượng cao, nẹp viền V nhôm, bên dưới có thể lót thêm tole kẽm dày 0.5mm Từ 180.000đ/m2 - 250.000đ/m2
5 Hộp đèn quảng cáo bạt Hiflex Sử dụng khung xương sắt kẽm vuông 20 - 25mm, căng bạt hiflex ngoài trời in KTS chất lượng cao, nẹp viền V nhôm, bên trong gắn bóng Tuýp led hoặc led module hắt sáng mặt bảng vào ban đêm Từ 550.000đ/m2- 650.000đ/m2
6 Bảng quảng cáo Tole dán decal Sử dụng khung xương sắt kẽm vuông 20 - 25mm, lót tole kẽm dày 0.5mm - 1mm, dán decal ngoài trời in KTS chất lượng cao, nẹp viền V nhôm. Thi công làm bảng quảng cáo công ty, nhà thuốc… Từ 300.000đ/m2 - 350.000đ/m2
7 Bảng hiệu led Sử dụng led ruồi đường kính 5mm-8mm, mặt bảng bằng mica Đài Loan 3mm hoặc alumium 3mm, khung xương sắt kẽm vuông 20-25mm. Sử dụng làm bảng vẫy , bảng quảng cáo ban đêm cho nhà hàng, quán ăn, tiệm thuốc…. Từ 1.500đ/bóng - 2.500đ/bóng
8 Bảng led ma trận Sử dụng modul led P10 - P1, khung xương sắt kẽm vuông 20 - 25mm hoặc nhôm định hình, sử dụng làm bảng quảng cáo ngoài trời có thể thay đổi nội dung , bảng quang báo, bảng báo giao thông… Từ 5.500.000đ/m2 - 30.000.000đ/m2
9 Bảng Inox ăn mòn acid Sử dụng inox 201 hoặc 304 nhiều màu như vàng, vàng xước, bạc, bạc xước…Ăn mòn bằng ACID hoặc in UV chất lượng cao. Dùng làm bảng hiệu công ty, bảng quảng cáo ngoài trời, biển số nhà…. Từ 2.800.000đ/m2 - 5.000.000đ/m2
10 Chữ nổi INOX - ĐỒNG Sử dụng inox 201 hoặc 304 nhiều màu như vàng, vàng xước, bạc, bạc xước…Cắt Laser , dựng chân nổi cùng chất liệu cao theo tỉ lệ Có thể gắn led bên trong để phát sáng. Dùng làm bảng hiệu công ty, bảng quảng cáo ngoài trời Từ 2.800.000đ/m2 - 8.000.000đ/m2
11 Chữ nổi MICA - ALU - FOMEX Sử dụng mica Đài Loan hoặc Alu, Fomex cắt Laser hoặc CNC theo mẫu, dựng hông nổi cao theo tỉ lệ, có thể gắn led siêu sáng bên trong để phát sáng. Dùng làm chữ quảng cáo gắn bảng alu, thạch cao, gạch men… Từ  900.000đ-2.800.000đ/m2
12 Hộp đèn Mica Sử dụng nhôm định hình hoặc sắt kẽm vuông 20mm làm khung, gắn mặt mica Đài Loan, in decal, pp hoặc backlit film chất lượng cao, bên trong gắn led siêu sáng Dùng là bảng quảng cáo trong siêu thị, trung tâm thương mai… Từ 1.800.000đ-3.500.000đ/m2
13 Hộp đèn siêu mỏng Sử dụng nhôm định hình làm khung, gắn mặt mica Đài Loan, in decal, pp hoặc backlit film chất lượng cao, bên trong gắn led siêu sáng Dùng là bảng quảng cáo trong siêu thị, trung tâm thương mai… Từ 1.800.000đ-3.500.000đ/m3
14 Hộp đèn hút nổi Sử dụng mica Đài Loan 2-3mm hút nổi theo hình dạng, khung nhôm định hình, bên trong gắn đèn led siêu sáng Sử dụng làm bảng vẫy quảng cáo, chữ quảng cáo… Từ 500.000đ - 2.000.000đ/cái
0917087155