Các sự kiện thường được tổ chức họp báo như: chương trình ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu ca khúc, album mới, giới thiệu bộ phim mới, bộ sưu tập,…Mục đích là thông qua giới truyền thông đem thông tin đến tất cả mọi người.

Hình 1: tổ chức ra mắt sản phẩm mới

Quy trình tổ chức một sự kiện họp báo như sau:

1. Chuẩn bị nội dung họp báo

Phần nội dung chính là quan trọng nhất, bởi vì nội dung phải kỹ lưỡng thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn. Hơn nữa nếu bạn mời các tờ báo có uy tín thì họ sẵn sàng cử người đến tham dự buổi lễ.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều địa điểm cho các công ty sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo, thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn, trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, khi lựa chọn địa điểm cần lưu ý những vấn đề sau:

– Lựa chọn địa điểm phù hợp với tầm vóc và quy mô của công ty nói chung, và quy mô của buổi họp báo nói riêng.

– Lựa chọn điểm phù hợp với số lượng người tham dự, thuận tiện cho việc đi lại, set up….

– Xem xét và cân nhắc những yêu cầu từ phía khách hàng.

Ngoài các yếu tố liên quan đến kỹ thuật ra thì các điều kiện khác cũng cần được đảm bảo như hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt, bàn ghế, không gian được trang trí lịch sự, nhã nhặn, không quá màu mè.

3. Thời gian tổ chức họp báo

Thời gian của một cuộc họp báo thường là một buổi, tốt nhất là vào buổi sáng, tránh tổ chức vào buổi chiều tối, các ngày nghỉ cuối tuần.

4. Lên danh sách khách mời

Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và phải ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: Chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn.

Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.

5. Chuẩn bị tài liệu họp báo

– Làm thông cáo báo chí: thông tin về công ty, sản phẩm sắp giới thiệu.

– Chuẩn bị kịch bản MC

– Chuẩn bị video về sản phẩm .

– Chuẩn bị bài phát biểu của các nhân vật.

6. Làm việc với MC

Khi lựa chọn MC dẫn chương trình cho buổi họp báo phải đáp ứng được các tiêu chí: Nói rành mạch và đúng những nội dung được chuẩn bị trước để đảm bảo mọi người đều có thể nghe được. MC cũng không nên nhắc lại hay nói tóm tắt lại các quan điểm của các người phát biểu đưa ra bởi phần tóm tắt này có thể bị sai lệch, gây nhiễu thông tin. MC có thể làm giảm sự căng thẳng của bầu không khí cuộc họp báo bằng tác phong lịch sự, nụ cười nhẹ nhàng. Trước mặt báo giới, MC không nên có những cử chỉ hài hước, vui nhộn.

6. Công việc của lễ tân

– Cung cấp lễ tân đón tiếp khách mời, nhà báo, phát thông cáo báo chí cho khách mời, phóng viên

– Gửi quà tặng (có giá trị sử dụng và quảng cáo)

7. Tiến hành họp báo

Kịch bản chương trình như sau:

– Đón tiếp phóng viên và các khách mời (dùng tiệc nhẹ nếu có).

– Đại diện công ty nêu lý do cuộc họp báo.

– Các bài thuyết trình về sản phẩm.

– Mong muốn nhân được sự hổ trợ truyền thông từ báo chí

– Giải đáp thắc mắc cho phóng viên

– Kết thúc cuộc họp báo (dùng tiệc nhẹ nếu có)

8. Sau chương trình

– Dọn dẹp sau chương trình.

– Trả các hạng mục in ấn ( backdrop, standee, tranh ảnh…) cho công ty, doanh nghiệp.

– Giao hoa chúc mừng về cho công ty ,doanh nghiệp.

Công ty quảng cáo Đăng Quang là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chuyên tổ chức và kết nối các đơn vị truyền thông đến với chương trình họp báo nhằm xúc tiến thông điệp, nội dung chương trình họp báo muốn công khai đến giới truyền thông một cách rộng rãi để góp phần hoàn thành mục tiêu của ban tổ chức một cách chính xác nhất. luôn sẵn sàng đội ngủ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, bố trí và thi công cho mọi sự kiện của quý khách hàng, hãy liên hệ ngay với Đăng Quang để chắc chắn là bạn có một giải pháp hiệu quả và hợp lý cho công ty mình.

Liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline 0917 087 155 để được tư vấn, thiết kế miễn phí.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ĐĂNG QUANG

Chuyên : Thi công bảng hiệu quảng cáo – Tổ chức sự Kiện - Digital Marketing
Địa chỉ: 630/11 Quốc Lộ 13 - Phường Hiệp Bình Phước - TP.Thủ Đức
ĐT/Fax : (028) 3511 4039
Hotline : 0917 087 155 (MR.HUY)
Mail : kinhdoanhdangquang@gmail.com
Webstite : www.dangquangad.com
Fanpage: https://www.facebook.com/congtyquangcaodangquang

Liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline 0917 087 155 được tư vấn , thiết kế miễn phí.

CÔNG TY TNHH SX - TM - QUẢNG CÁO ĐĂNG QUANG
Chuyên : Thi công bảng hiệu quảng cáo - Tổ chức sự kiện - Digital Marketing
Địa chỉ : 630/11 Quốc Lộ 13, P.Hiệp Bình Phước, TP.Thủ Đức, TP.HCM
ĐT/Fax : (028) 3511 4039
Hotline : 0917 087 155 (MR.HUY)
Mail : kinhdoanhdangquang@gmail.com
Website : www.dangquangad.com