logo

Quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp.

  Khi tổ chức một sự kiện, không đơn thuần chỉ là thuê địa điểm, mời khách, chạy chương trình. Để tổ chức một sự kiện được thành công, chuyên nghiệp, ít nhất bạn phải tuân thủ theo quy trình, các bước cơ bản nhất. Bài viết này sẽ cho bạn biết một quy trình tổ chức một buổi sự kiện chuyên nghiệp.

Có 7 bước cơ bản để tổ chức thành công một sự kiện chuyên nghiệp:

1. Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)
Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:

  • Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
  • Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
  • Khách tham dự là những ai?
  • Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
  • Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
  • Ngân sách là bao nhiêu?
  • Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2. Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)
Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal (là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ). Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng cùng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Ý tưởng 1

3. Event design (thiết kế sự kiện)
Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:

  • Địa điểm tổ chức.
  • Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
  • Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
  • Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
  • Chương trình chi tiết (Gồm những hoạt động gì? Thời gian ra sao?…)

4. Planning (Lên kế hoạch tổ chức)
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:

  • Ngân sách.
  • Nguồn nhân lực thực hiện.
  • Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
  • Vận chuyển như thế nào.
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5. Execution (Tiến hành thực hiện)
Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

6. Set up (Dàn dựng chuẩn bị)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện.

7. Finish (Kết thúc sự kiện)

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho: dọn dẹp nơi tổ chức , sửa lại những vật dụng đã sử dụng , thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp , bảo quản kho…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Công ty Quảng cáo Đăng Quang tự hào là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Tp. Hồ Chí Minh. Hãy đến với công ty chúng tôi để trải nghiệm sự phục vụ tận tình, chu đáo, chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline 0917 087 155 (24/7) để được tư vấn miễn phí.

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO ĐĂNG QUANG
Chuyên : Thi công bảng hiệu quảng cáoỐp mặt dựng AluChữ nổi micaBảng hiệu LedTổ chức sự kiệnTrang trí nội thấtChụp ảnh quảng cáoCung cấp PG/PB/MODEL/MC
ĐC : 412/1 Nơ Trang Long – Phường 13 – Q.Bình Thạnh – TP.HCM
ĐT/Fax : (08) 6297 8455 – 6294 6895
Hotline : 0917 087 155 (MR.HUY)
Mail : [email protected]
Webstite : www.dangquangad.com
https://www.facebook.com/congtyquangcaodangquang